Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :
- L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
- La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
- La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
- Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
- La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
- Le lancement de l'alerte sanitaire.
L’agence est organisée autour de directions scientifiques et transversales et de directions assurant le support et le soutien à l’activité.
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de cinq axes prioritaires : les déterminants de santé, les populations, les pathologies, les interventions et les territoires, et les infrastructures.
Ce poste est partagé entre la Direction Appui, Traitements et Analyses des données (DATA) et la Direction Scientifique et International (DSIn)
Missions
Sous la responsabilité hiérarchique de l’adjoint au directeur de la DSIn et sous la responsabilité fonctionnelle partagée du directeur de la DATA et de l’adjoint au directeur de la DSIn, l’assistant recruté contribue à l’ensemble des activités d’assistanat des deux directions. Il joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives et logistiques des deux directions.
La répartition du temps sera partagée entre les deux directions. Des points réguliers sont organisés entre l’assistant et les directions concernées pour évaluer et anticiper la charge de travail, mutualiser les activités, clarifier les priorités et arbitrer les demandes en cas de besoins simultanés.
Activités
L’assistant sera principalement chargé des activités suivantes :
- Gestion administrative et financière
- Réaliser la conception, la mise en forme, le classement et l'archivage des documents confiés par les directeurs, leurs adjoints ou les unités des deux directions
- Assurer le suivi des processus de gestion administrative et financière au sein des directions en lien avec les directeurs et leurs adjoints.
- Office management
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
- Organiser l’agenda, les rendez-vous des directeurs et de leurs adjoints
- Organiser les réunions de direction et les réunions pour les responsables d’unité
- Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne des notes, rapports, courriers et correspondances (suivi sous Elise)
- Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives et assurer leur suivi (format papier ou dématérialisé)
- Effectuer les commandes à la demande selon les procédures en vigueur
- Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein des deux directions
- Soutien au métier
- Assurer la coordination des déplacements en France et à l’étranger pour les directeurs, leurs adjoints, les agents des deux directions, ainsi que les intervenants externes participant aux réunions : gestion des avis de réunion, préparation des ordres de mission, organisation des transports et des hébergements, et suivi des états de frais.
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme de la salle et la livraison des éléments demandés en lien avec les services généraux de l’agence)
- Contribuer à l’organisation et au bon déroulement des réunions distancielles ou présentielles, des comités (copils, comités d’experts, conseil scientifique de l’agence), des réunions de direction.
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.
- Ressources humaines
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants et la mise en place des moyens nécessaires en interface avec la DRH, les services généraux et la DSI et assurer leur accueil.
L'assistant pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant.
