Mis à jour le 11 juillet 2019

La direction des achats et des finances appartient aux directions supports. Elle est en appui de la direction générale et accompagne les directions métier dans la gestion de leurs projets, sous un angle administratif et financier. Elle est structurée autour de cinq unités, organisées avec une logique de portefeuilles et de binômes pour assurer la continuité du service et veille à sécuriser le champ de la dépense publique et à en améliorer l’efficacité et l’efficience. Elle est configurée pour répondre aux besoins de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) et à ses impacts sur l’organisation de la chaîne financière, dans le cadre d’un renforcement du contrôle interne comptable et budgétaire. Celui-ci est formalisé, piloté et évalué directement par la direction en lien avec la cellule Qualité et Maîtrise des Risques. Elle pilote les achats et marchés, les conventions et partenariats ainsi que les missions et déplacement et intervient sur la préparation budgétaire et le suivi de son exécution. A compter du 1er juin 2019, elle intègre la gestion des services généraux et de l’immobilier. Le contenu des missions des cinq unités est détaillé ci-après :

  • L’unité achats/marchés (UAM) : elle définit et met en place la structuration et la professionnalisation des achats de l’agence par l’élaboration d’une politique achat régulièrement mise à jour en lien avec la réglementation, dans un objectif permanent d'efficience et de performance économique et budgétaire. Elle contribue à la mise en œuvre de la stratégie achat par un appui à la définition des besoins, des choix de procédure et des critères de sélection. Elle recommande les opérations de sourcing et y concourt, notamment pour les achats complexes. Elle pilote les procédures de marchés publics et participe, avec les prescripteurs, au suivi de leur exécution. Elle sécurise les actes juridiques en découlant. Elle conseille, accompagne les prescripteurs dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs achats et pilote la rédaction et la négociation des marchés tant en interne qu’avec les fournisseurs.
  • L’unité des conventions et partenariats (UCP) élabore et met en œuvre les partenariats nécessaires à la réalisation de la programmation stratégique de l’agence. Elle apporte un soutien méthodologique et un appui aux directions métier dans le montage juridique, administratif et financier des projets de l’agence via l’élaboration de conventions financières ou non ainsi que du suivi des conventionscadres, en lien avec la direction générale. Elle est également chargée des relations avec les financeurs externes. Elle participe également à la préparation des appels à projets nationaux et européens.
  • L’unité logistique et immobilier (ULI) assure la gestion des services liés aux bâtiments, qu’il s’agisse de travaux ou de maintenance des équipements, du maintien de l’hygiène et de la propreté sur site, de la gestion énergétique ainsi que des contrôles réglementaires. Elle assure également un certain nombre de services aux utilisateurs de type accueil, courrier, gestion de la flotte automobile, des salles de réunion et du restaurant, mais aussi petits aménagements ou déménagements. Elle suit également un certain nombre d’indicateurs à des fins d’optimisation de la gestion.
  • L’unité missions/déplacements (UMD) exerce son activité dans le cadre de la professionnalisation et de l’optimisation de la gestion de ce domaine d’activité notamment au travers de la gestion administrative, technique et financière des missions et déplacements et de la participation à la rédaction des marchés et des partenariats de ce champ de compétence. Elle veille également au bon déroulement de leur exécution. Elle assure enfin l’administration fonctionnelle de l’outil de frais de déplacement ainsi que la formation des utilisateurs.
  • L’unité de la programmation et de l’exécution financière (UPEF) est organisée en pôles d’activités et prend en charge l’ensemble des problématiques budgétaires et d’exécution administrative et financière dans le cadre des missions suivantes :
    • La programmation et le pilotage budgétaire, avec l’élaboration des budgets annuels  et l’allocation des ressources budgétaires aux directions métiers via les dialogues de gestion et des points réguliers sur l’exécution budgétaire.
    • L’exécution administrative et financière. L’unité veille au bon enregistrement dans le système d’information (SI) des marchés publics, des conventions de partenariat et des commandes. Elle prend en charge l’enregistrement des recettes des conventions. Elle conseille et appuie les directions métiers pour la certification des services faits et collabore activement avec l’agence comptable pour le paiement des factures. Elle participe à l’administration fonctionnelle du SI et anime des formations.
    • Le contrôle de gestion dont la mission essentielle consiste à structurer la qualité des données financières enregistrées dans le SI et de veiller notamment à la mise à jour et à la bonne utilisation des référentiels analytiques. L’unité met également à disposition de la direction générale et de l’ensemble des directions des outils de reporting et de suivi.