Assistant

Référence du poste : DMI-CDD-2020-13

Publié le 03 juillet 2020
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Présentation de l'agenceAfficherMasquer

Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :

  1. L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
  2. La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
  3. La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
  4. Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
  5. La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
  6. Le lancement de l'alerte sanitaire.

L’agence est organisée autour de directions scientifiques et transversales et de directions assurant le support et le soutien à l’activité.
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de cinq axes prioritaires : les déterminants de santé, les populations, les pathologies, les interventions et les territoires, et les infrastructures.

AffectationAfficherMasquer

Direction des Maladies Infectieuses (DMI) / Unité Infections respiratoires et Vaccination

La DMI coordonne la surveillance nationale des maladies infectieuses et l’alerte dans ce domaine. Elle réalise ou participe à des études épidémiologiques descriptives ou analytiques, des projets d’analyse de risque ou de modélisation de la dynamique de la transmission des maladies infectieuses. Elle est organisée en 4 unités thématiques (VIH, Hépatites B et C, et IST; Infections zoonotiques, tropicales, vectorielles et alimentaires ; Infections respiratoires et vaccination ; Infections associées aux soins et Résistance aux antibiotiques). La DMI dispose de 5 assistantes pour couvrir les besoins de sa direction et des 4 unités ; leur travail est organisé en binôme afin de garantir une permanence de réception des appels aux heures ouvrées.

Description du posteAfficherMasquer

Missions

Placé(e) sous l’autorité du (de la) responsable de l’unité à laquelle il/elle sera principalement affecté(e), il/elle a pour missions d’assurer le secrétariat de l’unité concernée. Il/elle organisera son travail en binôme avec une des autres assistant(e)s de la DMI, afin de garantir la permanence du secrétariat de cette unité, notamment en période de congés. Ce poste sera principalement affecté à l’unité REV.

Activités

Gestion administrative et financière

  • Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par ses supérieurs hiérarchiques, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents ;
  • Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le référent administratif et financier de la direction ;
  • Suivre la gestion des ordres de mission des personnes de l’unité et des personnes participant aux réunions ;

Office management

  • Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) ;
  • Organiser l’agenda, les rendez-vous du responsable d’unité ou du directeur/directrice ;
  • Constituer les parapheurs et s’assurer du bon déroulé du circuit de validation ;
  • Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives ;
  • Organiser les commandes de matériels et de fournitures à la demande du directeur/la directrice via le logiciel Qualiac ;

Soutien au métier

  • Organiser l’agenda et gérer le processus de déplacements du (de la) responsable/des agents de l’unité ;
  • Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme et la livraison des éléments demandés) ;
  • Rédiger les synthèses et comptes rendus de réunions ;
  • Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.

Toute autre tâche administrative à la demande de la direction.
Apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant(e) (ex : audit, procédures).

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