Gestionnaire missions de la Réserve sanitaire (2 postes)

Référence du poste : DAF-CDD-2021-05

Publié le 16 novembre 2021
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Présentation de l'agenceAfficherMasquer

Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :

  1. L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
  2. La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
  3. La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
  4. Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
  5. La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
  6. Le lancement de l'alerte sanitaire.

L’agence est organisée autour de directions scientifiques et transversales et de directions assurant le support et le soutien à l’activité.
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de cinq axes prioritaires : les déterminants de santé, les populations, les pathologies, les interventions et les territoires, et les infrastructures.

AffectationAfficherMasquer

DIRECTION DES ACHATS ET DES FINANCES (Unité missions/déplacements)

Description du posteAfficherMasquer

Missions

La direction des achats et des finances est articulée autour de 5 unités et comprend une quarantaine de collaborateurs :

  • L’unité programmation et exécution financière élabore les documents budgétaires de l’agence, suit l’analytique et l’exécution budgétaire de celle-ci. Cette unité est également chargée d’actions en matière de contrôle de gestion, ce qui lui permet de fournir des outils aux métiers et aux supports et de développer une vision centrée sur l’efficience. Elle est également en charge de l’exécution de la chaîne amont de la dépense (engagements juridiques et services faits) en lien avec l’agence comptable et les directions-métiers et participe au contrôle interne comptable et budgétaire.
  • L’unité conventions partenariats gère les conventions et les partenariats financiers et non financiers de l’agence ainsi que les conventions de recettes, assure un suivi budgétaire en lien avec l’unité en charge du budget sur les dépenses d’intervention. Elle vérifie et contrôle les financements alloués.
  • L’unité achats/marchés est en charge de la politique achat de l’agence. Elle conseille et accompagne les prescripteurs dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs achats et pilote la mise en œuvre et le suivi de l’exécution des marchés.
  • L’unité logistique et immobilier assure la gestion des services liés aux bâtiments (travaux, maintenance des équipements etc.) ainsi que celle des services aux utilisateurs (accueil, courrier, gestion de salles etc.).
  • L’unité missions/déplacements exerce son activité sur le champ des missions/déplacements au profit de l’ensemble des personnels et collaborateurs occasionnels de l’agence. Elle répond au besoin de conforter les activités de ce secteur et de traiter de manière optimale, notamment en termes de réactivité, le nombre important de missions et déplacements.

Activités

Sous l’autorité du responsable d’unité missions/déplacements, le gestionnaire assure le suivi des missions des réservistes sanitaires envoyés en mission ou convoqués pour des formations, création de l’ordre de mission, réservations des billets et hébergements pour les formations, instruction des notes de frais et création de l’état de frais. Cette activité se traduit par :

1. Création des ordres de mission et envoi en validation (pour les missions et les formations) :

  • Les ordres de mission sont importés dans le logiciel de gestion des déplacements sur la base des plannings opérationnels transmis par l’unité Réserve sanitaire
  • Le gestionnaire vérifie la conformité des éléments importés, complète les éléments manquants (liste valorisée des prestations commandées, frais prévisionnels)
  • Il l’envoie en validation dans le workflow défini dans l’application
  • Il fait signer et archive les ordres de mission qui ont été validés dans l’outil
  • Sur demande, il adresse un exemplaire de l’ordre de mission aux unités qui peuvent en avoir besoin

2. Réservations des prestations « agence de voyages » pour les formations :

  • A partir du planning prévisionnel des formations transmis par l’unité Réserve sanitaire, le gestionnaire demande des devis pour le lieu d’accueil de la formation, établit un tableau comparatif des devis proposés qu’il soumet au responsable d’unité pour décision
  • A partir de l’état des réservistes convoqués transmis par l’unité Réserve sanitaire, il effectue la réservation des titres de transport (train ou avion) et, éventuellement, de l’hébergement, sur la plateforme de réservation en ligne mise à disposition par le titulaire du marché de déplacements professionnels
  • A défaut d’offre, il prend contact avec l’agence de voyages pour faire établir les devis correspondants
  • Suivi des validations qui relèvent du responsable d’unité et mise à jour des ordres de mission en conséquence

3. Contrôle des pièces justificatives et saisie des états de frais :

  • Le gestionnaire contrôler la conformité des pièces justificatives fournies
  • Il recherche les pièces manquantes dans les dossiers sur le réseau et, si nécessaire, les demande à l’agent parti en mission
  • Il saisit les frais dans une application dédiée aux états de frais
  • Il prépare le parapheur de validation et fait signer les états de frais
  • Il tient à jour le tableau de suivi des états de frais

4. Préparation du dossier de paiement :

  • Après validation du responsable d’unité, il procède à l’intégration des fichiers d’export dans l’application financière
  • Il remet les parapheurs des états de frais à payer à l’agence comptable
  • Il archive les pièces conservées au sein de l’unité et met à jour les différents suivis lorsque le paiement est confirmé.